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最新記事【2008年06月21日】

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顛末書とは何かご存知ででしょうか?「てんまつしょ」と読みます。 顛末書という言葉は普段、滅多に聞く言葉ではありませんので、ご存知ない方も多いことと思います。

そこで、顛末書とはどういうものなのか、顛末書につご説明することに致しました。

顛末書は、ビジネスの世界で使われるのが主で、主婦にはほとんど無縁の言葉だと思われます。

顛末には、ことの始終という意味があります。特にあまり良いイメージの言葉ではありません。

事件などの悪いことに関して使われることが多いようです。

事件などの始まりから終わりまでと言った意味合いを持ちます。

顛末の意味がおわかり頂ければ、顛末書というのがどういうものかは、もう大体お分かり頂けたことと思います。

仕事で失態を犯してしまい、会社や上司などに対して損害を与えてしまった場合などに書くものが顛末書です。

仕事の顛末(てんまつ)、つまり、仕事上の失敗の最初から最後まで、一部始終を書くものが顛末書なんですね。

顛末書の意味がおわかり頂けたなら、この言葉が普段あまり聞かれないのも納得頂けたことと思います。

よほど重大なミスでもない限り、こういうものを書かされることはないんですね。

サラリーマンをしていれば、顛末書を書かなくてはならない時が来るかもしれません

が、できるだけ書かなくても良いよう常日頃から注意したいものですね。

顛末書とはあまり縁のない生活を送りたいものですが、意味くらいは頭の片隅にとどめておきましょう。
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今回は顛末書の書き方についてご説明差し上げます。 顛末書は報告書に似ています。

発生した不始末に関して、ただ淡々と、客観的な事実を書いていきます。

始末書と違って、懲戒的な色合いもなければ、許しを請う言葉も必要ありません。

顛末書の目的は、不始末が生じたいきさつや原因をはっきりさせて、再発の防止や反省材料として役立てることです。

そのため、顛末書のなかには必ず反省や謝罪の言葉を添えます。

では、以下に顛末書の基本構成を見ていきます。

顛末書に書く三点の流れ

1. 不始末の概要 (例. 会社の車で事故を起こした)
2. 不始末のいきさつ、理由 (例. 考え事に気をとられていたため)
3. お詫び・反省の弁 (例. 今後十分に注意いたします)

以上が顛末書の三本柱です。

②の「不始末のいきさつ、理由」は、通常箇条書きにします。

この段階で、③まで書かずに終わらせることもできますが、提出を求められた意味を考え、「お詫び・反省の弁」へとつなげて締めくくるほうが好印象を与えます。

また、顛末書を書くための三つのポイントをあげます。

1. 事実を客観的に書く。

これが顛末書の最大のポイントです。

許しを請う必要がないため、ただ事実のみをつらつらと書きます。

2. 発生したトラブル・不始末の一部始終を、簡潔に、しかし抜かりなくしっかりと書く。

簡潔でありながらも、「いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように」という点を正確に書く必要があります。

3. 白無地または白地に罫線の入った、B5判の便箋に書く。

会社の事務用箋でもかまいません。

通常は横書きで、1枚にまとめるようにします。

ただし、会社によっては顛末書のフォーマットが決まっている場合がありますので、必ず事前にそちらのほうを確認しておきましょう。

以上の点に気をつけて、顛末書を書きましょう。
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顛末書サンプルと書き方についてご紹介したいと思います。まず、顛末書の全体的な注意事項としましては主観的に書くのではなく、あくまでも客観的に書くということです。事実のみを時系列に沿って正確に書きましょう。ウソを書いてはいけないのはもちろんのことです。 あなたがお勤めの企業や役所において、顛末書のフォーマットや先例がある場合は、それらを参考にすると良いかもしれません。

それでは、簡単な顛末書の文例をご紹介します。

●商品誤発注についての顛末書文例

2007年12月24日、14時、私がモーモー牛乳に対して牛乳20本を発注すべき所を、牛乳2本しか発注しない誤発注をしてしまった原因は、私が上の空で発注作業をしており、発注画面をよく見ないで商品入力をしてしまったことが原因です。

上の空で発注作業をしてしまった理由は、クリスマスイヴということで、プライベートなことを考えていたためです。

納品時に足りない分の牛乳は、近くのスーパーにて購入し間に合わせました。予定仕入額よりも1260円多く費やしてしまい、損害金も出してしまいました。

今後、仕事中にプライベートなことを考えないよう仕事とプライベートにケジメを付けるよう徹底します。

上記のように、まず、ミスや事故などの内容を書きます。そして、そのミスや事故などの原因を書き、賠償等がある場合はその金額を記載します。最後に、再発防止のための対策を記します。

もし、謝罪文を入れるなら、顛末書とは分けて記載すると良いでしょう。

他にも顛末書の書き方やサンプルを知りたいという方は、ビジネスマナー集や、報告書の書き方などが詳述されているビジネス文章テンプレート集などを参考にされると良いでしょう。

今後、不意の不祥事を起こしてしまった際にも、事前に勉強さえしておけば慌てふためくことも少なくなるでしょう。それが余裕となり、できるビジネスマンへと変貌を遂げることに繋がって行くのです。
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顛末書とは何か?
事件や物事が解決した時提出する事のすべてを報告する一種の反省文みたいなものです。 顛末とは物事の一部始終の意味。

顛末書には不祥事や事件業務上の過失などを放置することなく原因や経過を明らかにすることにより問題の再発を防ぐという効果があります。

なので会社側としてもこれを形式的に書かせるだけではなく責任を持って顛末書の意味を知りきちんと起こったことに対して責任を持っていかなければならないと思います

顛末書のサンプル 文例を示します。

顛末書 ←タイトル
       平成△年×月×日 ←日付

商品部長  ○○○○殿 ←相手の名前
                                      
平成△年○月○日、
株式会社△△△より受注しました商品
「■■■」に関して、10ケースの内、
2ケースに合計2個の欠品が発生しましたので
調査結果を下記の通りご報告いたします。

(事件・事故の顛末を語る)
               記

1.当社商品部担当○○は、
○月○日に株式会社△△△より受注数10ケースを確認し、
発送の準備に取りかかった。


2.当日は検品作業員の急病により、
アルバイト要員が代替し、
書面をきちんと確認せずに納品手続きをとった。


3.今後は二度とこのようなことがないように、
監督業務を徹底すること、
納品のチェックは必ず二名以上で行うことを、
ここに固くお誓い申し上げる次第です。

以上が顛末書の文例です。

顛末書を書くことになったときは、慌てることなく対処しましょう。
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始末書(顛末書)は、自分が過失を犯したときに会社に対してお詫びをするための文書です。 書き方のポイントは以下の4つとなります。

特に1の「過失発生までの経緯」は自己弁護になりがちですので、そのようなことがないよう簡潔で、正確な事実を書くようにします。

また、始末書(顛末書)の書き方の基本は手書きです。

2の「自分が犯した過失に対する反省」を書くときは、自分に非があったことを強調するようにし、他人の責任にしないようにします。

これは、自分に非があることを認めたからこそ始末書(顛末書)を書くためです。

3の「過失により被害を被った関係者やその当事者への謝罪」は、被害者や当事者へは心より反省している旨を書きます。

さらに4の「今後の再発を防止するための対策と誓い」に関しては今後の再発防止のための対策を具体的に、また再発しないよう心掛ける強い決意を表明するようにします。

また、過失に対する損害が大きい場合は賠償責任を負うつもりである、と意思表示する方が良い場合もあるようです。

その場合は損害内容・金額などを明記し、弁済方法を記入します。

社内文書はA4用紙に横書きで書くのが基本となりますが、始末書(顛末書)の書き方には一定の書式(フォーマット)はありません。ただし、手書きで書くことがマナーとされていますので、縦書きで書くほうが良いでしょう。

以下は一般的な始末書(顛末書)の書式(フォーマット)です。参考にしてください。

書式としては

①件名
②あて先
③事故の内容
④事故に関する反省
⑤再発防止の誓い

となっています。 これ以外にも賠償責任に応える意志がある旨や記載したり、罰則等の就業規則に従うことを表明したりする場合もあります。

その他、 以下のように④再発防止の誓いの後に日付、署名捺印、あて先を書く場合もあります。

①件名
②事故の内容
③事故に関する反省
④再発防止の誓い
⑤あて先
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今回は、ビジネス文書の一般的な書き方について見てみましょう。 相手に正確に伝えるため、さらに記録に残すのがビジネス文書の目的です。

■社外文書

会社を代表して作るものなので、正確さはもちろんのこと、より礼儀を重んじる文書となります。時候の挨拶を交えつつも、簡潔に分かりやすくまとめます。


<社外文書の種類>
・依頼状、回答書、請求書、注文書、確認状など
・侘び状、抗議状、督促状、反駁状、断り状など
・挨拶状、案内状、招待状、紹介状、祝い状、弔慰状など

■社内文書

社内に向けての文書なので、形式よりも簡潔さ、分かりやすさを重視。儀礼的な挨拶文などは、必要ありません。

・指示文、通達文、辞令など
・稟議書、報告書、企画書、顛末書、始末書など

ビジネス文書は、一般的にはA4で横書きにします。「伝えたい内容を正確に書く」ことが一番大切ですから、難解な表現を避け、分かりやすく書くように心がけましょう。文章は、「です・ます調」で統一するのが一般的です。場合によっては、「である」調を使うこともあります。

文書の頭には件名をつけ、何についての文書か一目でわかるようにします。数字を用いる際は、アラビア数字を使います。ただし、万の単位を超える区切りのよい数字の場合は、○万とし(例:20万本)、それ以外は、3ケタごとにカンマで区切りましょう。(例:123,400本)

ビジネス文書では、1つの文書にいくつもの要件をまとめて書くのはNGです。1つの文書につき、用件は1件が原則です。

■用紙:A4 横書き
■文書スタイル:文頭に件名をつける。1つの文書に要件は、1つ。
■文調:「です・ます」もしくは、箇条書きや段落などで、分かりやすさを追求する場合は、「である」調。
■数字:アラビア数字

以上がビジネス文書の書き方です。顛末書もビジネス文書の一種です。書き方をしっかり頭にいれておきましょう。
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始末書と顛末書の使い分けについてご説明差し上げます。 始末書と顛末書って違いが分かりますか?

【始末書】

業務などにおいて過失や規程違反を犯した者が、事実関係を簡潔にしるし、お詫びと二度と起こさないということを誓約させるための文書。

【顛末書】

業務などにおいて過失や規程違反を犯した者が、一部始終を報告するために提出する文書。

始末書は過失に至った経緯の報告と「謝罪」を誓約するものであり、顛末書は単に事実関係の報告を行うものとなります。

民間会社は「謝罪や反省の文を書け」と強制することはできません。

なぜなら、個人の意思の自由が尊重されるからです。

始末書は、労働者の自由な意思や感情にまで及ぶものなので、会社が謝罪の文書を強制的に提出させることはできず、顛末書は報告書であるため、業務命令の一環として命じることができます。

始末書の構成は、その性質より、事実経過の部分と、謝罪・反省の部分に分けられます。

民間会社で何か事件が起こった場合に、再発防止の意味を込めて、始末書を従業員と合意の基作成した方がいいと判断される場合があります。

しかし、従業員と始末書の作成について合意が得られなかった場合には、顛末書に転じて事実関係のみを報告させると言うことは要求できます。

このように、混同されがちな始末書と顛末書ですが、違いがあります。

ビジネスマナーの一つとして覚えておきましょう。きっと役にたつはずです。(たたないほうがいいのかな?)
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顛末書の例文を一つ例にあげます。 顛末書

2008年3月11日

○○食品株式会社 御中

株式会社 ○○
代表取締役 ○○

此度の商品の納期遅延につきまして、ここに事実の概要を時系列にてお伝え申し上げ、深謝の所思を謹んで申し上げます。

3月1日
9:00・・・大手スーパー、全国コンビニエンスストア、ドラッグストアをはじめとする量販店や一般食品店、酒販店にて弊社の新商品、「健康緑茶 ○○」の発売を開始いたしました。

10: 30・・・貴社の販売事業部の○○様よりFAXにて、「健康緑茶 ○○」10000ダースのご注文を頂きました。

そして、弊社の商品管理営業部の○○がそのFAXに対応いたしまして、3月10日納品のお約束で、受注いたしましたことを、FAXにてお返事差し上げました。

3月11日
9: 05・・・貴社の販売事業部の○○様より、3月1日午前10時30分に、3月10日納入予定でご注文頂きました「健康緑茶 ○○」10000ダースが3月 11日午前9時の時点で未着であるという旨を、弊社の商品管理営業部○○宛に、FAXにて、ご通知をいただきました。

・・・・・・以下割愛

これら一連の不始末は、適切な事前の内容確認を怠るなど、弊社の生産管理システムに問題があったことと、会社全体のシステム構築に問題があったことであり、その責任の所在は、代表の私にあり、誠に不徳のいたすところでございます。

現在では、少しでも遅れを取り戻し、可能な限り納期を早めるべく鋭意努力いたし、一刻も早く貴社へお約束の商品をお届けできることに全力を尽くしております。

今後、二度とこのようなご迷惑をおかけすることのないよう努めてまいりますので、何卒ご寛恕を賜りますよう、伏してお願い申し上げます。誠に申し訳ございませんでした。

この例文でなんとなく書き方が掴めたでしょうか。
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以下は顛末書の様式です。 ご参考: 書き出し(季節/時候の挨拶)と結びの言葉

役職
○○○○○○ 殿

平成 年 月 日
部署名 ○○○○○ 印

顛末書

平成○年○月○日に発生しました○○○につきまして、その顛末を下記申し上げます。

標題の件につきまして下記のとおり詳細をご報告いたします。
など



1.発生の経緯
平成○年○月○日○時頃、・・・が発生し、○○○のように対処し、結果、○○のようになりました。

(具体的な状況を説明する文章)

複雑な場合は、時系列的に箇条書きする。

2.事後の経緯

平成○年○月○日、・・・が○○・・・し、結果、○○のようになりました。

(具体的な状況を説明する文章)

複雑な場合は、時系列的に箇条書きする。

3.損害/被害状況

被害や損害がある場合、詳細にきさいする。まだ、最終の金額が未確定の場合でも、概算で記載。

金銭的被害以外にも、他社への信用/心証、社会的影響、顧客への信頼など、定量化できない被害/損害についても言及する。

4.○○の原因/責任の所在

本件は、事後の調査により、○○が原因と結論付けた。

当事者からの聞き取りと独自調査で○○の事実が判明した。

原因が複数ある場合、箇条書きする。

以上のことより、○○の何々に原因があり、○○の相手方/担当者/管理/責任者に(違反行為/職務怠慢/管理不行届/不注意等々)があったと考えられる。又は、結論付けた。

5.今後の対策/調査にあたっての所見

○○が再発しないように、○○を徹底する必要がある。

○○をおこなうこで、今回の○○○と同様のトラブルは発生しないと考えれあれる。

○○○を早急に整備することで今後このようなトラブルを撲滅できると考える。

複数の場合、箇条書き

調査にあたり、このようなケースの場合、当社としての危機管理マニュアルの必要性を痛感した。

本件の調査のため、複数の関係者の証言を聴取して、社内におけるモラルが著しく低下していると感じた。

本件の調査を終え、企業の社会的責任の重さを痛感し、全社的なガバナンス(企業統治)/コンプライアンス(法令順守)の体制強化が必要であると考える。

6.添付資料

現場写真
復旧/対応/補償の費用(見積書)
聞き取り調査票/アンケート回答
参考とした文献の写し
など、資料として後日その内容を確認しやすくするために必要なもの全て。

以 上
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顛末書(てんまつしょ)は、業務上、以下の■のような場合に提出を求められます。 顛末書という名称は、役所や公的機関などに提出する報告書類の名称にも用いられています(例えば免許証やパスポートなどの再発行を申請する際の「紛失顛末書」など)。


【顛末書】…仕事上、ミスや不始末、あるいはトラブルが発生したときに、 会社(社内)に対して、問題やトラブルの一部始終を報告するための文書。

■顛末書の使用例
・商品やサービスに不備、不具合があった場合
・事務処理や手続き上のミスがあった場合
・事故や不祥事があった場合

上記のようなとき、
(1)いつ、どこで、どのようなことがおこったのか
(2)被害や損害の程度はどのくらいか
(3)現状の対応はどうなっているか
(4)今後の対策はどうするのか
(5)担当者としての意見
などを記載して提出します。


[顛末書を出す際の注意点]
最も求められるのは、客観的で公平な立場からの報告です。そのため、必ずしも事故やトラブルの当事者本人でなくとも、最も適任と思われる立場の人が作成することが求められます。

ここ数年、企業はいざというときの対応能力が求められて来ています。

・ 何が問題で、原因は何か、どこに責任があるのか、
・ どんな対策が必要か、
・ 優先順位はどうか、といった点を見極めることも必要です。

なお、人命にかかわる事故や、故意による情報改ざんや、商品の欠陥などに由来する重篤な健康被害などが生じた場合には、公的機関への届け出や、法的な手続きが必要になります。

もちろん社内的な報告は必要になるわけですが、このページでは、公的機関への届け出や法的手続きに必要な報告書の文面を紹介しているわけではありませんので、あらかじめご了承下さい。。

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